En tant que gestionnaire immobilier, vous avez toujours plusieurs balles en l’air. Vous créez des listes pour les propriétés vacantes tout en effectuant des inspections d’emménagement pour celles qui viennent d’être louées. Vous gardez un œil sur les coûts d’entretien et éteignez les feux sous forme de réparations surprises en même temps.
Si vous êtes dans le jeu ne serait-ce qu’un petit moment, vous avez probablement déjà rassemblé une collection croissante de modèles de gestion immobilière pour standardiser vos processus et tâches les plus répétitifs. Vous savez également que les utiliser religieusement peut vous faire gagner du temps, de l’argent et des maux de tête.
Suivre un processus rigoureux vous aide également à rester conforme aux réglementations locales, étatiques et fédérales, en particulier en ce qui concerne le loyer, les dépôts de garantie, les baux et les avis de résiliation.
Dans cet article, nous avons rassemblé un modèle pour à peu près tous les scénarios afin que votre entreprise fonctionne comme une machine bien huilée – que vous démarriez une entreprise de gestion immobilière à partir de zéro ou que vous cherchiez simplement à combler certaines lacunes dans votre processus.
Modèles généraux de gestion immobilière
Pour commencer, parlons de deux modèles de base qui, si vous débutez, vous aideront à faire décoller votre entreprise.
Liste de contrôle de gestion immobilière
Une liste de contrôle de gestion immobilière est un document de haut niveau qui évolue au fil du temps. Des tâches sont ajoutées et retirées au fur et à mesure que votre entreprise se développe et change. Si vous êtes tout nouveau, vous pouvez commencer par des éléments tels que ceux-ci :
- Créer une stratégie marketing (à ce propos, connaissez-vous l’utilité de la matrice BCG ?)
- Réseau de propriétaires locaux
- Réaliser un modèle de contrat de gestion immobilière
Mais si vous faites cela depuis un certain temps, votre liste de contrôle peut inclure des éléments ayant trait à l’expansion de l’entreprise, à l’attraction de nouveaux résidents ou à la réévaluation de vos processus de gestion.
L’intérêt d’une liste de contrôle est d’assurer le bon fonctionnement de votre entreprise en organisant et en hiérarchisant les tâches que vous et votre équipe devez accomplir.
Contrat de gestion immobilière
C’est le contrat entre vous et vos propriétaires. Chaque convention de gestion immobilière que vous faites peut être légèrement différente, en fonction des conditions que vous et votre propriétaire acceptez. Mais un modèle d’accord solide comprend généralement les éléments suivants :
- Une liste détaillée de vos responsabilités en tant que gestionnaire immobilier
- Une liste détaillée des responsabilités de votre propriétaire
- Les conditions de paiement
- Les dates de début et de renouvellement du service
- Nombre et type de propriétés. sous contrat
- Les coordonnées du gestionnaire immobilier et du propriétaire
Modèle de liste
Toutes vos listes de propriétés doivent être cohérentes et on-brand, en utilisant votre langue, vos polices, votre logo et vos couleurs. Vous pouvez utiliser une solution logicielle de gestion immobilière pour créer un modèle d’annonce pour vous.
De cette façon, il vous suffit de déposer des photos et des vidéos, et de rédiger la description de vos biens vacants.
Modèles d’inspection
Lorsqu’une propriété se retourne, il est indispensable de procéder à une inspection approfondie afin de cataloguer les dommages pour lesquels vous devrez peut-être faire un suivi auprès des anciens locataires, ainsi que pour créer des tickets de réparation et d’entretien pour traiter l’usure normale.
Liste de contrôle d’inspection pour l’emménagement
Une inspection d’emménagement est effectuée dès qu’un résident emménage. Il doit vous signaler tout dommage qu’il voit, et vous devez faire votre propre visite pour documenter l’état de la propriété.
Liste de contrôle d’inspection pour le déménagement
Lorsqu’un résident déménage, il est temps de procéder à une autre inspection. Passez à travers avec votre rapport d’inspection d’emménagement (ou une application d’inspection) pour comparer l’état de la propriété maintenant avec son état lorsque le résident a emménagé.
Vous pouvez utiliser la même liste de contrôle de Zumper pour enregistrer votre inspection de déménagement, (voir myfoncia mon compte ) également.
Modèles de réparation
Les modèles de réparation vous aident à garder une trace des travaux demandés, en cours et effectués.
Formulaire de demande de réparation
Lorsqu’un résident a besoin de faire réparer quelque chose (et que ce n’est pas une urgence), il doit remplir un formulaire de demande qui détaille son nom et l’emplacement de la propriété, ses coordonnées, le type de réparation nécessaire et l’emplacement des dommages dans la propriété.
Si votre résident est inscrit à votre portail des résidents, il peut faire une demande en se connectant ou en utilisant l’application.
Journal des réparations
Une fois qu’une demande est faite et qu’un ticket est créé, vous et votre personnel devez suivre le bon de travail jusqu’à son achèvement. Un journal des réparations comprendra qui effectue la réparation et quand, une liste détaillée des matériaux et de leur coût, le nombre d’heures consacrées à la réparation et la date d’achèvement de la réparation.
Vous pouvez utiliser un modèle comme le présent pour suivre les travaux, ou vous pouvez les suivre par le biais d’une solution logicielle de gestion immobilière.
