La signature électronique est une action de certification utilisant un horodatage digital pour garantir qu’un document signé a une valeur légale. Même si elle diffère d’une signature du contrat manuscrite, elle a force probante.
Les différents outils à votre disposition
Il faut savoir que certains services en ligne permettent de créer une signature numérique. Surtout, si vous avez de hautes exigences en termes de sécurité des signatures et que vous devez garantir leur authentification, vous pouvez choisir parmi les outils de signatures électroniques suivants :
- Connective esignatures, offrant les 3 niveaux de signature des documents électronique et qui donne la possibilité de sélectionner parmi une large sélection de méthodes de signature : Manual Scribble, SMS OTP, Biométrie…
- Yousign, validé par une autorité de certification et qui permet de choisir le signataire, de faire glisser les documents sur la plateforme et de désigner des personnes responsables de la création de signature digitale ;
- Docusign, tiers de confiance, qui permet par exemple de renvoyer les documents signés électroniquement par un collaborateur à l’émetteur de son choix ;
- Universign : Membre de l’Adobe Approved Trust List, permet de créer une signature électronique dans Adobe Reader ou Acrobat et de signer électroniquement vos documents ;
- Signaturit : Conforme au règlement européen, il permet de faire signer des documents simples ;
- Sunnystamp : C’est un outil de signature doté d’un certificat qualifié qui permet de définir les étapes de signature, l’identité du signataire et les délais des actions de notification.
Valeur juridique d’une signature électronique
Afin qu’une signature électrique puisse posséder la même valeur légale qu’une signature manuscrite, elle doit permettre de :
- Valider l’intégrité du document ;
- Identifier l’identité des signataires ;
- Approuver les documents.
De plus, la signature électronique doit être faite par des moyens que le signataire puisse maintenir sous son contrôle exclusif.
Enfin, elle doit être connectée aux données auxquelles elles se rapporte afin qu’une éventuelle modification ultérieure puisse être détectée.
Les règlementations sur lesquelles se base la signature électronique
L’article 1366 du Code Civil Français reconnait que la signature d’un document électronique a la même force probante que l’écrit sur un support en papier, du moment que la personne signataire puisse être clairement identifiée.
Le Référentiel Général de Sécurité ou RGS lui, vise à renforcer la confiance des usagers et à apporter un niveau de sécurité élevé à un document numérique.
Enfin, il y a le règlement Eidas du 23 juillet 2014 qui va harmoniser les méthodes de signature électronique à l’échelle de l’U.E. Il prévoir plusieurs niveaux de fiabilité d’une signature électronique : signature simple, avancée ou qualifiée.
Depuis le 1er octobre 2018, pour répondre aux marchés publics, il faut au moins un certificat de signature électronique de niveau avancé.
Comment faire une signature électronique
Choisir un prestataire certifié
Pour signer un document et choisir la dématérialisation légalement, il faut faire appel à un prestataire de service de signature électronique et d’archivage réputé. Sur la plateforme sécurisée à disposition, toutes les opérations sont tracées, enregistrées et scellées de façon à garantir l’intégrité et la sécurité des documents.
Il faut donc faire appel à un tiers de confiance qui va associer la signature à un certificat électronique, validé par une autorité publique. Les certificats eux, sont remis via une clé USB cryptographique.
Signer un document électronique
Pour signer un document de manière dématérialisée :
- Cliquez sur le lien d’accès reçu par courriel ;
- Prenez connaissance du dossier ;
- Signez après réception d’un code de sécurité transmis par SMS.
On notera que tous les formats de fichiers peuvent être signés électroniquement sans télécharger un logiciel au préalable. Toutefois, on privilégie le format PDF qui garantit une meilleure préservation et protection du contenu.
Faire signer un dossier électroniquement
Dans ce cas, vous devez importer le dossier dans votre outil. Choisissez les paramètres et ajoutez les signataires. Puis, envoyez la demande de signature au destinataire par email.
Professionnels : Choisissez la signature électronique
On choisit la signature électronique car elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Aussi, la signature électronique permet de bénéficier de procédures plus rapides en ce qui concerne les transactions. Authentifier les signataires est permise par l’envoie de pièces justificatives (carte d’identité, reconnaissance faciale…) ainsi que la remise de certificat électronique de signature lié par un CODE PIN.
Outre cela, les dispositifs de signature électronique permettent d’attester l’identité numérique du signataire ainsi que la date des documents signés, mais également l’absence d’une modification ultérieure à la signature.
Il est quasi impossible d’égarer les versions originales du contrat. Et avec la signature électronique, des méthodes d’archivage électronique et de sauvegarde sont appliquées.
