Gestion des ressources numériques (DAM) : Le guide définitif

Y a-t-il quelque chose dans la vie professionnelle de pire que de chercher un dossier perdu ?

Vous pouvez perdre un nombre incalculable d’heures (et d’argent) à chercher dans d’interminables :

• Dossiers
• Serveurs
• Chaînes d’e-mails

Juste pour trouver cette seule pièce d’information égarée.

C’est suffisant pour vous donner le mal de tête d’une vie et laisser votre équipe se sentir comme ceci :

 

Une mauvaise gestion des actifs numériques a un impact négatif sur les organisations chaque jour. Elle réduit la productivité et l’efficacité et gaspille des ressources précieuses dans le processus.

Mais, il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi.

Il existe des outils qui peuvent faciliter le partage, le stockage et la collaboration – d’ailleurs renseignez-vous sur l’outil de collaboration sharepoint 365 – sur les fichiers pour tout le monde dans votre organisation.

Mieux encore :

Ils peuvent améliorer vos flux de travail, augmenter votre productivité et vous faire gagner du temps et de l’argent sur le long terme.

Donc, si vous êtes prêt à en finir avec les maux de tête et à prendre le contrôle de vos actifs numériques, vous êtes au bon endroit.

Dans ce guide, nous allons vous montrer exactement :

• Ce qu’est la gestion des actifs – voir amundi esr – numériques.
• Comment elle fonctionne.
• Les meilleures pratiques pour la mettre en œuvre dans votre entreprise.

Qu’est-ce que la gestion des actifs numériques (et comment peut-elle bénéficier à votre équipe) ?

La gestion des actifs numériques – communément appelée DAM – est un système de stockage des fichiers numériques.

Il rend les fichiers, tels que :

• Images
• Vidéos
• Documents

Facile à télécharger, trouver, organiser, récupérer et modifier.

La gestion des actifs numériques est essentielle pour quiconque travaille sur des tâches collaboratives avec d’autres membres de l’équipe ou départements, comme les équipes interfonctionnelles. Pourquoi ?

Parce qu’elle permet de :

• Réduire les goulots d’étranglement
• Accélérer les flux de travail
• Vous épargner des tonnes d’heures perdues chaque année à chercher des fichiers (5 minutes par jour à chercher un fichier, c’est 30 heures par an !)

Disons que vous faites partie d’une équipe marketing et que vous souhaitez rationaliser vos processus de gestion des médias sociaux.

Vous pouvez créer un flux de travail transparent pour les médias sociaux en utilisant un outil de gestion des actifs numériques pour stocker tous les fichiers dont vous avez besoin pour créer vos mises à jour.

L’outil est accessible à tous les membres de votre équipe marketing, notamment :

• Photographes
• Graphistes
• Vidéographes
• Créateurs de contenu

Ils peuvent ensuite télécharger tous leurs fichiers vers un emplacement central où vous et les membres de l’équipe pouvez facilement les trouver.

Les avantages du DAM vont cependant bien au-delà de la gestion des médias sociaux.

Toute marque qui utilise Internet dans le cadre de son activité possède des actifs numériques qui doivent être gérés efficacement.

Si vous vous appuyez sur :

• Sites web
• Pages de vente
• Marketing de contenu
• Marketing direct
• Marketing sur les médias sociaux
• Produits numériques
• Documents écrits
• Produits numériques
• Documents
• Fichiers audio
• Fichiers vidéo
• Partage de fichiers entre services
• Freelancers

Pour que votre entreprise fonctionne, alors disposer d’un logiciel pour vous aider à gérer efficacement vos actifs numériques ne peut qu’améliorer vos processus commerciaux.

 

3 Meilleures pratiques de gestion des actifs numériques

 

1. Créez un flux de travail autour de votre outil DAM

Lorsque vous commencez à utiliser une plateforme DAM, il est vraiment important de mettre à jour et de réviser vos flux de travail pour qu’ils correspondent aux capacités de l’outil.

Vous voudrez discuter :

• Comment les fichiers sont enregistrés
• Qui a accès à des fichiers spécifiques
• Les formats de fichiers que votre équipe utilisera
• Comment les changements seront suivis
• Comment les tâches passent d’une personne à l’autre

Et comment l’outil peut vous aider à y parvenir.

30 minutes de planification d’un flux de travail maintenant peuvent économiser des centaines d’heures à travers vos équipes à l’avenir.

 

2. Auditer vos actifs actuels

Avant de migrer vers votre plateforme de gestion des actifs numériques, prenez le temps d’auditer vos actifs actuels.

Vous cherchez en réalité :

• ce qui doit être conservé
• ce qui peut être supprimé

Afin de vous assurer que vous ne vous contentez pas de déplacer tout le fouillis actuel d’un endroit à un autre. 

Cela vous donnera également un excellent aperçu de ce qui est important pour votre organisation et votre stratégie en ce moment, et des types de fichiers sur lesquels vous devez vous concentrer à l’avenir.

Vous pouvez également trouver du vieux contenu – comme des vidéos ou des infographies – qui peut facilement être repurposé et utilisé à nouveau.

Mais, l’essentiel ici est d’être minutieux et de réduire le nombre de fichiers que vous traitez. 

 

3. Utiliser une hiérarchie de fichiers et un système de nommage clairs

La meilleure façon d’améliorer la productivité et l’efficacité est de rendre les fichiers faciles à trouver et à rechercher.

Cela peut être réalisé de deux manières:

1. Hiérarchie claire des fichiers : utilisation de dossiers et de sous-dossiers dans un ordre logique
2. Système de dénomination clair des fichiers : utilisation de noms de fichiers faciles à comprendre

Chacun de ces éléments sera basé sur vos flux de travail et vos besoins actuels, mais il est préférable d’en discuter et de s’entendre sur l’ensemble du temps d’utilisation de votre système de gestion des actifs numériques.

Par exemple :

Disons que vous utilisez votre plateforme DAM pour gérer les actifs de votre stratégie de marketing (connaissez-vous la fonction de la matrice BCG ?) de contenu. Une structure de fichiers simple – mais facile à naviguer – peut ressembler à ceci :

• Marketing de contenu
• Blogging
  • Postes de blog d’avril
    • Blog Post. #1
      • Grandes lignes
      • Brouillons
      • Images
        • GIFs
        • Infographies
      • Vidéos
      • Version finale
      • Blog Post #2
        • Grandes lignes
        • Brouillons
        • Images
          • GIFs
          • Infographies
        • Vidéos
        • Version finale
      • . Version
  • Réaction
  • Modifications
  • Mises à jour nécessaires
  • Vous n’utilisez plus
  • Ont été mal téléchargés
  • Pourraient être archivés ailleurs